1. Konferencje face to face – dlaczego?
Po pierwsze - bardziej przejrzysta komunikacja
Ile razy zdarzyło Ci się, że nie byłeś w stanie rozróżnić tonu odpowiedzi kolegi na wiadomość e-mail? Jednowierszowa odpowiedź, wykrzyknik, mrugający emoji - rozszyfrowanie znaczenia wiadomości tekstowej może być polem minowym, zwłaszcza w przypadku komunikacji między różnymi kulturami lub ponad granicami. Wideokonferencje nie są o wiele lepsze, ponieważ język ciała i inne niewerbalne wskazówki są pomijane. Subtelne zmiany w mimice twarzy, gesty rąk i kontakt wzrokowy - wszystkie te elementy przekazują znaczenie wypowiedzi i pomagają upewnić się, że komunikat mówcy nie zostanie źle zrozumiany.
Po drugie – budowanie więzi i bardziej uważni uczestnicy
Choć prawdą jest, że większość interakcji biznesowych w ubiegłym roku odbywało się online - czy to za pośrednictwem poczty elektronicznej, wirtualnych spotkań, czy mediów społecznościowych - nadal przywiązujemy szczególną wagę do spotkań osobistych. Według badania przeprowadzonego przez Forbes, 84 procent kadry kierowniczej twierdzi, że preferuje spotkania osobiste ze względu na możliwość budowania silniejszych i bardziej znaczących relacji biznesowych. Goście konferencji mogą skupić się na nawiązywaniu kontaktów ze specjalistami z danego sektoru, budowaniu trwałych kontaktów zawodowych, znajdowaniu wskazówek dotyczących organizowania nowoczesnych spotkań lub wydarzeń oraz odkrywaniu sposobów wdrażania nowych, przełomowych strategii w swojej działalności. Niezależnie od tego, jak bardzo starasz się utrzymać zaangażowanie ludzi podczas wirtualnych spotkań, niektórzy uczestnicy są po prostu naturalnie bardziej skłonni do czynnej dyskusji.
Po trzecie – czas i przestrzeń
My – specjaliści sektora hotelowego - tworząc przestrzeń dla Waszych spotkań, dajemy Wam również czas na nieformalne rozmowy, które w bardziej formalnej sytuacji wideokonferencji mogą wydawać się niewłaściwe lub nieszczere. Niezobowiązująca pogawędka o piłce nożnej, jedzeniu lub Netflixie przed lub po spotkaniu w cztery oczy może być równie istotna dla budowania dobrych relacji biznesowych, jak wszystko, co znajduje się w programie spotkania. Na tym polega różnica między SPOTKANIEM a NAWIĄZANIEM KONTAKTU. Klienci, którzy poświęcają czas, aby spotkać się z Tobą osobiście, a nie tylko klikają na link z zaproszeniem, tworzą najsilniejsze relacje biznesowe.
Niezależnie od tego, jak bardzo starasz się utrzymać zaangażowanie ludzi podczas wirtualnych spotkań, niektórzy uczestnicy są po prostu naturalnie bardziej skłonni do czynnej dyskusji.
2. Wydarzenia hybrydowe:
Zacznijmy od tego, że ubiegłe miesiące wymusiły na nas stworzenie nowej przestrzeni i dały nam perspektywy, o których nie wiedzieliśmy lub których nie wypróbowaliśmy wcześniej. Teraz wiemy, że logistycznie wykonalne jest organizowanie i prowadzenie konferencji - w tym dużych konferencji z setkami, a nawet tysiącami uczestników - wyłącznie online.
Wydarzenia hybrydowe w 2022 roku, to mnogość możliwości. Goście takiego spotkania mogą uczestniczyć w nich wirtualnie lub na żywo. Konferencje w takiej odsłonie dają możliwość zgromadzenia profesjonalistów z każdej branży, zorganizowania spotkań i wydarzeń, którymi są zainteresowani nasi klienci. Wszystkie te techniczne trudności, które były tak niemożliwe do pokonania, zostały odsunięte na bok przez Covid. Alternatywne, cyfrowe miejsca otworzyły dostępność w sposób, o którym większość firm mogło wcześniej tylko pomarzyć. Miejsca, takie jak Seaside Park Hotel w Kołobrzegu posiadają infrastrukturę i zaplecze techniczne, odpowiednio przygotowane do organizacji wydarzeń w takiej właśnie formie.
W badaniach przeprowadzonych wśród uczestników konferencji hybrydowych dotyczących plusów takiej formy spotkania padały bardzo podobne odpowiedzi. Uczestnicy pytani o to, co najbardziej podoba im się w wirtualnych konferencjach w porównaniu z tymi organizowanymi osobiście, odpowiedzieli: wygoda uczestniczenia w spotkaniu w domu lub w biurze, brak konieczności podróżowania (co może pozwolić na większą liczbę osób uczestniczących w konferencji oraz zmniejsza koszt uczestnictwa), a także mniejsze zaległości w pracy stacjonarnej. Wymieniano również mniej oczywiste zalety - brak konieczności noszenia makijażu, czy mniejsza liczba osób rozpraszających uwagę.
Warto podkreślić, że ta nowa technika komunikacji może być owocna, pod warunkiem, że korzystamy z dobrego oprogramowania i sprzętu dedykowanego dla konferencji internetowych. Ponadto użytkownicy muszą być dobrze zorientowani w obsłudze technicznej spotkania online, np. poprzez przesłanie przez organizatora krótkiej agendy z informacją, jak ma ona przebiegać, jak się na nią zapisać oraz dokładne wytyczne, jaki sprzęt powinien posiadać uczestnik, by móc z niej skorzystać. Głównymi wadami tych spotkań jest: niemożność skupienia się i rozproszenie przez pracę, brak możliwości opuszczenia spotkania, brak możliwości nawiązywania kontaktów z innymi uczestnikami oraz brak osobistej interakcji z wystawcami/członkami konferencji.
Podsumowanie:
W miarę jak zaczynamy wracać do naszych przestrzeni biurowych, stare zasady organizowania spotkań twarzą w twarz nie będą już obowiązywać. Zamiast tego, nowe wytyczne dotyczące dystansu społecznego i zmniejszona pojemność sali oznaczają, że będziemy musieli zmienić nasze nawyki, aby współpracować efektywnie i bezpiecznie.
Mówiąc prościej, spotkania osobiste mogą odbywać się wszędzie. Można mieć spotkanie jeden na jeden z klientem podczas spaceru po parku. Można poprowadzić spotkanie wszystkich pracowników w hotelowej sali konferencyjnej. Można przedstawić prezentację na tylnym siedzeniu Ubera. Ale choć można się spotkać niemal wszędzie, niektóre opcje są wyraźnie lepsze od innych.
Dla nas wartością są ludzie, których spotykasz na przerwach, posiłkach, przechodząc z sali do sali - to są te niespodziewane okazje do budowania nowych relacji, których po prostu nie da się uzyskać na ekranie. Podsumowując – czy jest coś bardziej satysfakcjonującego niż, być z ludźmi, dzielić z nimi posiłki, napoje, rozmowy i doświadczenie?
