1. Konferenzen von Angesicht zu Angesicht - warum?
Erstens - eine klarere Kommunikation Wie oft haben Sie sich schon dabei ertappt, dass Sie den Tonfall der Antwort eines Kollegen auf eine E-Mail nicht unterscheiden konnten? Eine einzeilige Antwort, ein Ausrufezeichen, ein blinkendes Emoji - die Bedeutung einer Textnachricht zu entschlüsseln, kann ein Minenfeld sein, vor allem wenn man über Kulturen oder Grenzen hinweg kommuniziert. Videokonferenzen sind nicht viel besser, da die Körpersprache und andere nonverbale Hinweise nicht beachtet werden. Subtile Veränderungen in der Mimik, Handgesten und Augenkontakt vermitteln die Bedeutung einer Aussage und tragen dazu bei, dass die Botschaft des Sprechers nicht missverstanden wird. Zweitens: Aufbau von Beziehungen und aufmerksame Teilnehmer Es stimmt zwar, dass die meisten geschäftlichen Kontakte im vergangenen Jahr online stattfanden - sei es über E-Mail, virtuelle Meetings oder soziale Medien -, aber wir legen immer noch großen Wert auf persönliche Treffen. Laut einer von Forbes durchgeführten Umfrage geben 84 Prozent der Führungskräfte an, dass sie persönliche Besprechungen bevorzugen, weil sie so die Möglichkeit haben, stärkere und sinnvollere Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Die Konferenzteilnehmer können sich auf das Networking mit Branchenspezialisten konzentrieren, dauerhafte berufliche Beziehungen aufbauen, Tipps für die Ausrichtung von hochmodernen Meetings oder Veranstaltungen erhalten und Wege entdecken, um neue, bahnbrechende Strategien in ihrem Unternehmen umzusetzen. Ganz gleich, wie sehr Sie sich bemühen, die Teilnehmer bei virtuellen Sitzungen zu beschäftigen, einige Teilnehmer sind einfach von Natur aus eher geneigt, aktiv zu diskutieren. Drittens - Zeit und Raum Während wir - die Fachleute aus der Hotelbranche - Raum für Ihre Besprechungen schaffen, lassen wir Ihnen auch Zeit für informelle Gespräche, die in einer formelleren Videokonferenzsituation unangemessen oder unaufrichtig erscheinen könnten. Ein zwangloses Gespräch über Fußball, Essen oder Netflix vor oder nach einem persönlichen Treffen kann für den Aufbau guter Geschäftsbeziehungen genauso wichtig sein wie alles, was auf der Tagesordnung des Treffens steht. Das ist der Unterschied zwischen einem MEETING und einem CONTACT. Kunden, die sich die Zeit nehmen, Sie persönlich zu treffen, anstatt nur auf einen Einladungslink zu klicken, bauen die stärksten Geschäftsbeziehungen auf. Ganz gleich, wie sehr Sie sich bemühen, die Teilnehmer bei virtuellen Meetings zu beschäftigen, einige Teilnehmer sind einfach von Natur aus eher geneigt, aktiv zu diskutieren. 2. hybride Ereignisse: Zunächst einmal haben uns die letzten Monate in einen neuen Raum gezwungen und uns Perspektiven eröffnet, die wir vorher nicht kannten oder nicht ausprobiert haben. Wir wissen heute, dass es logistisch machbar ist, Konferenzen - auch große Konferenzen mit Hunderten oder gar Tausenden von Teilnehmern - ausschließlich online zu organisieren und durchzuführen. Hybride Veranstaltungen im Jahr 2022 bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten. Die Gäste eines solchen Treffens können virtuell oder live teilnehmen. Konferenzen in dieser Form bieten die Möglichkeit, Fachleute aus allen Branchen zu versammeln, um Treffen und Veranstaltungen zu organisieren, an denen unsere Kunden interessiert sind. All die technischen Schwierigkeiten, die so unüberwindbar schienen, wurden von Covid beiseite geschoben. Alternative, digitale Veranstaltungsorte haben die Zugänglichkeit in einer Weise eröffnet, von der die meisten Unternehmen zuvor nur träumen konnten. Veranstaltungsorte wie das Seaside Park Hotel in Kolobrzeg verfügen über eine Infrastruktur und technische Einrichtungen, die für die Durchführung von Veranstaltungen dieser Art geeignet sind. Umfragen unter den Teilnehmern von Hybridkonferenzen zu den Vorteilen dieser Tagungsform ergaben sehr ähnliche Antworten. Auf die Frage, was ihnen an virtuellen Konferenzen im Vergleich zu persönlichen Konferenzen am besten gefällt, antworteten die Teilnehmer: die Bequemlichkeit, an einer Sitzung zu Hause oder im Büro teilnehmen zu können, die fehlende Notwendigkeit, zu reisen (was die Teilnahme einer größeren Anzahl von Personen an der Konferenz ermöglichen kann und die Kosten für die Teilnahme senkt), und der geringere Rückstand bei der stationären Arbeit. Es wurden auch weniger offensichtliche Vorteile genannt - keine Notwendigkeit, Make-up zu tragen, oder weniger Ablenkungen.Es ist zu betonen, dass diese neue Kommunikationstechnik fruchtbar sein kann, vorausgesetzt, wir verwenden gute Software und Hardware für Webkonferenzen. Darüber hinaus müssen die Nutzer mit der technischen Funktionsweise der Online-Sitzung vertraut sein, z. B. indem der Organisator eine kurze Tagesordnung mit Informationen über den Ablauf der Sitzung, die Anmeldung und genaue Angaben darüber, über welche Ausrüstung die Teilnehmer verfügen müssen, um sie nutzen zu können, versendet. Die Hauptnachteile dieser Treffen sind: Unfähigkeit, sich zu konzentrieren und Ablenkung durch die Arbeit, Unmöglichkeit, das Treffen zu verlassen, Unmöglichkeit, Kontakte zu anderen Teilnehmern zu knüpfen und Mangel an persönlicher Interaktion mit Ausstellern/Konferenzmitgliedern. Schlussfolgerung: Wenn wir beginnen, in unsere Büros zurückzukehren, werden die alten Regeln für persönliche Treffen nicht mehr gelten. Stattdessen bedeuten die neuen Richtlinien zur sozialen Distanz und die reduzierte Raumkapazität, dass wir unsere Gewohnheiten ändern müssen, um effektiv und sicher zusammenzuarbeiten. Einfach ausgedrückt: Persönliche Treffen können überall stattfinden. Sie können ein persönliches Gespräch mit einem Kunden führen, während Sie im Park spazieren gehen. Sie können eine Besprechung für alle Mitarbeiter in einem Konferenzraum des Hotels abhalten. Sie können eine Präsentation auf dem Rücksitz eines Uber-Fahrzeugs halten. Aber obwohl man sich fast überall treffen kann, sind einige Möglichkeiten eindeutig besser als andere. Für uns liegt der Wert in den Menschen, die man in den Pausen, bei den Mahlzeiten und auf dem Weg von Raum zu Raum trifft - das sind die unerwarteten Gelegenheiten, neue Beziehungen aufzubauen, die man auf einem Bildschirm nicht bekommen kann. Zusammenfassend lässt sich sagen: Gibt es etwas Schöneres, als mit Menschen zusammen zu sein, mit ihnen zu essen, zu trinken, zu reden und etwas zu erleben? "
